Une association peut rembourser les frais engagés par les bénévoles seulement si ces dépenses sont :
– réelles ;
– justifiées ;
– engagées pour les besoins de l’activité associative.

Il est nécessaire que le bénévole établisse une note de frais, justifiant ses dépenses, sur laquelle apparait l’objet, la date et le montant de la dépense.
Le bénévole n’est pas imposable sur le remboursement des dépenses reçues.
L’association doit conserver les justificatifs durant minimum 4 ans.

Il est conseillé aux associations, afin de pouvoir éviter les litiges futurs, d’encadrer strictement les règles de remboursement des frais engagés par les membres de son association. Ces règles peuvent être incorporées au sein du Règlement Intérieur (Quels frais sont remboursés ? Fixation d’un plafond de remboursement ? Comment est calculé le remboursement ? …)

Conseil : Pour éviter la requalification des remboursements en salaires, il est déconseillé à l’association sportive de rembourser les frais kilométriques via la méthode du forfait (c’est-à-dire avec le montant de l’indemnité kilométrique prévu par avance).
Il est préférable d’effectuer un remboursement en fonction du nombre de kilomètres effectués et du barème des frais kilométriques national.

Le bénévole peut faire don des frais qu’il a engagé en lieu et place de demander leur remboursement. Ce renoncement peut prendre, sous certaines conditions, le caractère d’un don au profit de l’association, entrainant pour le bénévole une réduction fiscale de 66% du montant du don au sens de l’article 200 du code général des impôts.

Pour bénéficier de la réduction fiscale, Les dépenses doivent remplir trois conditions cumulatives :
Avoir été engagées en vue de la réalisation de l’objet social d’une œuvre ou d’un organisme d’intérêt général (au sens de l’article 200 du Code général des impôts).
Etre dûment justifiées et constatées dans les comptes de l’association.
Le bénévole doit avoir renoncé expressément à leur remboursement.
Conseil : Le bénévole devra sur la note de frais renoncer explicitement au remboursement de ses frais au profit de l’association.

Cette renonciation peut prendre la forme suivante :
« Je soussigné(e)__________ (Nom et prénom de l’intéressé(e)) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don.
Signature »

ATTENTION : Le renoncement des frais au profit de l’association, ne donne pas droit à une réduction fiscale lorsque ces frais sont engagés par un membre de l’association ayant la qualité de joueur.

Le « chèque-repas » est aussi une manière de défrayer un membre bénévole. L’association doit avoir adopté le principe de la mise en place des « chèques-repas » en assemblée générale.

L’association prend alors la totalité du montant des chèques-repas à sa charge.

A la différence du Ticket Restaurant, il ne peut être utilisé afin d’acheter des denrées alimentaires. Il ne peut ni être remboursé en cas de non-utilisation, ni faire l’objet d’un rendu de monnaie. Par ailleurs, son utilisation est en principe interdite les dimanches et jours fériés, ainsi qu’en dehors du département du lieu de missions du bénévole et des départements limitrophes. Enfin, comme le ticket restaurant, il peut désormais être émis sous une forme dématérialisée.

Site internet de la Commission Nationale des Titres Restaurants 

Tout bénévole a le droit et la possibilité d’être formé.

Le Compte d’Engagement Citoyen (CEC) permet de recenser les activités bénévoles ou de volontariat et de voir cette activité reconnue par des droits à formation supplémentaire. Votre engagement bénévole permet d’acquérir 240 € sur votre compte d’engagement citoyen (CEC) par année, dans la limite maximale de 720 €.

Ces droits sont accordés :
– A tout dirigeant bénévole, siégeant dans l’organe d’administration ou de direction.
– A tout bénévole qui participe à l’encadrement d’autres bénévoles.

Ces bénévoles doivent avoir consacré 200 heures dans une ou plusieurs associations régies par la Loi 1901 et déclarée depuis au moins trois ans, dans une année civile. Une fois les droits acquis grâce aux actions de bénévolat dans une association (article 200 du code générale des impôts), l’individu a le choix de s’en servir pour des formations professionnelles ou des formations de bénévole ou volontaire.

Les activités bénévoles réalisées, devront être déclarée, en attestant l’exactitude d’ici le 31 décembre de l’année de la déclaration sur la plateforme « Le Compte bénévole ».

Il sera nécessaire qu’un membre de l’association « le valideur » créé un compte afin de valider les déclarations des bénévoles de son association en se rendant sur Le Compte Asso

Des congés existent à l’attention des salariés, par ailleurs membres d’une association, afin de favoriser leur engagement bénévole.

Ce congé d’engagement associatif est destiné à encourager la prise de responsabilités des bénévoles par ailleurs salariés du secteur privé ou agents de la fonction publique.

Il s’adresse spécifiquement aux bénévoles élus dans les organes de direction des associations, ou responsables encadrant d’autres bénévoles (exemple : responsable d’un centre de distribution alimentaire, responsable d’une antenne locale d’une association nationale…).

Ce dispositif permet de demander 6 journées de congé par an, fractionnables par demi-journées, pour faciliter la conduite d’activités bénévoles nécessitant de s’absenter durant le temps de travail. Il peut être utilisé par le bénévole pour toute activité liée à ses fonctions d’élu, de dirigeant ou d’encadrant associatif, comme par exemple :

– Préparer un projet avec l’ensemble des bénévoles ;
– Participer à une réunion des instances de direction de l’association ;
– Rencontrer un élu, un partenaire.

Une convention, un accord collectif d’entreprise ou de branche fixe le délai dans lequel le salarié adresse sa demande de congé à l’employeur. A défaut, le salarié doit adresser sa demande, par lettre à l’employeur au moins 30 jours avant le début du congé. La demande devra préciser la date, la durée de l’absence et l’instance au sein de laquelle il est appelé à siéger.